La partecipazione personale agli incontri di mediazione è ormai, non solo un principio pacifico e consolidato in giurisprudenza, ma un'espressa prescrizione di legge. 
Infatti, nel testo originario del D.Lgs. n.28/2010 il legislatore aveva ritenuto sufficiente prevedere che "il procedimento si svolge senza formalità" (art.8 comma 2; cfr. anche art. 2 comma 3) e che "dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo al procedimento di mediazione il giudice può desumere argomenti di prova nel successivo giudizio" (comma 5 art. 8). 
Questa scelta legislativa ha lasciato a dottrina e giurisprudenza il compito di colmare i silenzi ed i sottintesi della norma, con un'attività interpretativa che non poteva che prendere le mosse dalla individuazione della funzione dell'istituto.
 
E’ stato così che i mediatori, prima, e la giurisprudenza, poi, si sono trovati di fronte ad applicazioni formalistiche della norma con incontri di mediazione ai quali spesso, non solo presenziavano soltanto gli avvocati, ma in cui questi, lungi dal tentare una conciliazione, si limitavano ad una sintetica quanto sterile riproposizione delle domande giudiziali ed eccezioni sostanziali e processuali, dimenticando che, nella maggioranza dei casi, proprio la divergente interpretazione della norma è alla base del conflitto.
A tal riguardo appare utile ricordare una sentenza del Tribunale di Roma che già il 29.05.2014, di fronte al caso di una compagnia di assicurazione che, ricevuto l'invito in mediazione, aveva comunicato all'organismo la propria non adesione ritenendo del tutto congruo quanto già corrisposto all'assicurato, aveva così rimarcato: "traslando tale ragionamento in generale si potrebbe infatti affermare che ogni qualvolta la controparte ritenga erronea la tesi della parte che l'ha convocata in mediazione ... e pertanto inutile la sua partecipazione all'esperimento della mediazione, essa sia validamente dispensata dal comparirvi. L'esponente non si avvede dell'aporia in cui incorre posto che così ragionando sussisterebbe sempre in ogni causa un giustificato motivo di non comparizione, se è vero com'è vero che se la controparte condividesse la tesi del suo avversario la lite non potrebbe neppure insorgere e se insorta verrebbe subito meno. La ragion d'essere della mediazione si fonda proprio sulla esistenza di un contrasto di opinioni, di vedute, di volontà, di intenti, di interpretazioni etc., che il mediatore esperto tenta di sciogliere favorendo l'avvicinamento delle posizioni delle parti fino al raggiungimento di un accordo amichevole".
Per le medesime ragioni, la giurisprudenza ha ritenuto che non costituisce motivo valido di non adesione e non partecipazione alla procedura di mediazione “la valutazione prognostica … circa l’inutilità della procedura per l’impossibilità di raggiungere la conciliazione” (cfr. Tribunale Mantova n.255/2024, C. Appello Genova n.652/2020).
Sulla stessa linea interpretativa si è mossa la giurisprudenza di merito quando, richiamando la pronuncia della III Sezione della Cassazione n. 8473/2019, ha rimarcato come "la mediazione ... non può ridursi ad un onere processuale che scandisce l'accesso alla tutela giurisdizionale" (T. Nocera Inferiore n.253/2023) o ancora:  “tentare la mediazione non equivale ad attivarne il procedimento, in quanto la mera attivazione presso un organismo di conciliazione non realizza la circostanza dalla quale solo può dipendere il successo di siffatto strumento deflattivo del contenzioso, ovvero il contatto diretto tra le parti e il mediatore professionale, il quale può, grazie all’interlocuzione diretta o informale con esse, aiutarle … a trovare una soluzione …” (per tutte cfr. Tribunale di Nocera Inferiore n.1326/2024 e n.1235/23).
La conseguenza di tutto ciò è stata una serie crescente di pronunce giurisprudenziali, che, sollecitate da avvocati e parti insoddisfatte di procedure ed incontri di mediazione che nulla avevano a che vedere con la ricerca di una soluzione stragiudiziale della controversia, hanno affermato il principio che presupposto imprescindibile per l'esperimento della mediazione sia la partecipazione personale delle parti, in difetto della quale l'istante non ha soddisfatto la condizione di procedibilità e la parte invitata vedrà il suo comportamento valutato dal giudice nel successivo processo. 
 
Se questo vale per il primo incontro di mediazione, vale però anche per tutti gli incontri successivi e a maggior ragione per l'ultimo, in cui la mediazione si concluda negativamente (cfr. Tribunale Palermo 30.06.2023).
 
Non può poi dimenticarsi come anche l'affermazione del principio della necessaria partecipazione personale delle parti abbia conosciuto interpretazioni estremizzanti, quali quelle secondo cui la parte impossibilitata a comparire personalmente potrebbe farsi sostituire da chiunque ma non dal proprio avvocato, in ragione del fatto che questi avrebbe un ruolo di assistenza e non di rappresentanza.  
Anche questa interpretazione (su cui in passato ci si è già soffermati criticamente) è stata poi censurata dalla Suprema Corte che, come sappiamo, ha rimarcato come per l'esperimento effettivo della mediazione sia richiesta la partecipazione di un procuratore sostanziale (che ben può essere anche l'avvocato che già assiste la parte in mediazione) ove la parte non possa partecipare personalmente. Questo perchè "la necessità della comparizione personale non comporta che si tratti di attività non delegabile. In mancanza di una previsione espressa in tal senso, e non avendo natura di atto strettamente personale, deve ritenersi che si tratti di attività delegabile ad altri". La S.C. ha infatti rimarcato che "laddove, per la rilevanza della partecipazione o della mancata partecipazione, ad alcuni momenti processuali, o per l'attribuzione di un particolare valore alle dichiarazioni rese dalla parte, la legge non ha ritenuto che la parte potesse farsi sostituire, attribuendo un disvalore, o un preciso significato alla sua mancata comparizione di persona, lo ha previsto espressamente (v. art.231 c.p.c., sulla risposta all'interrogatorio formale ...): v. Cass. n.15195/2000: <l'interrogatorio formale non può essere reso a mezzo di procuratore speciale ...>" (Cfr. Cass. civ. n.8473/2019).  
La delega, tuttavia, deve presentare delle caratteristiche ben precise di cui si dirà a breve.
 
L'insegnamento della giurisprudenza è stato recepito dal legislatore che, così colmando le lacune della prima formulazione, all'art.8 comma 4 del D.Lgs n.28/2010 (così come modificato dalla Riforma Cartabia D.Lgs n.149/2022 e confermato dal c.d. Correttivo Cartabia, D.Lgs. n.216/2024), ha stabilito che "le parti partecipano personalmente alla procedura di mediazione", aggiungendo che, "in presenza di giustificati motivi, possono delegare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei poteri necessari per la composizione della controversia."  Analogo ultimo principio  è stato ribadito con riguardo ai "soggetti diversi dalle persone fisiche", che "partecipano avvalendosi di rappresentanti o delegati a conoscenza dei fatti e muniti dei poteri necessari per la composizione della controversia". 
 
Merita un minimo di attenzione la formula utilizzata dal legislatore che, distingue l’onere della persona fisica da quello del soggetto che persona fisica non è.
Nel primo caso la parte persona fisica può ricorrere alla delega “in presenza di giustificati motivi”, mentre analoga condizione non appare dettata in caso di persona giuridica. L’incongruenza, però, è solo apparente ed è giustificata dalla diversa natura delle parti.
Le persone giuridiche, infatti, operano necessariamente tramite rappresentanti legali o delegati in forza dei rispettivi statuti e atti costitutivi, per cui non risulta sussistere l’esigenza di alcun ulteriore “giustificato motivo” a sostegno di una procura sostanziale/delega in mediazione.
Ciò che invece ben può verificarsi in detti casi è una discrasia tra la persona che può rappresentare la persona giuridica in mediazione (e quindi sottoscrivere accordi) e quella che sia a conoscenza dei fatti, per il suo ruolo all’interno dell’ente/società/associazione.
Pertanto, nel caso di persone non fisiche, la mediazione deve intendersi effettivamente e regolarmente esperita solo se agli incontri partecipi chi abbia conoscenza dei fatti controversi ed il potere di concludere accordi: in difetto la mediazione non può ritenersi validamente esperita, con conseguente improcedibilità della domanda giudiziale in caso di assenza della parte obbligata/istante, e con le ulteriori conseguenze di cui all'art.12bis in caso di mancata partecipazione della parte invitata.
In tali casi, pertanto, il rappresentante legale dell'ente è tenuto non solo a delegare a partecipare all'incontro di mediazione un soggetto che sia a conoscenza dei fatti ma, altresì, a conferirgli i necessari poteri per la composizione della controversia. In difetto, ove il delegato presente in mediazione, pur a conoscenza dei fatti, sia impossibilitato a concludere validi accordi impegnativi per l'ente, non può ritenersi che la mediazione sia stata effettivamente e validamente esperita. 
Se il problema non si pone (o difficilmente potrebbe porsi nella pratica) nel caso in cui la mediazione si concluda con l'accordo, il problema può esservi (ed è stato ampiamente documentato in giurisprudenza) nei casi in cui l'incontro di mediazione si concluda negativamente. In detti casi infatti, il giudice è chiamato a valutare il regolare esperimento della procedura di mediazione e l'assolvimento della condizione di procedibilità, con tutto ciò che ne deriva in termini di revoca del decreto ingiuntivo opposto e improcedibilità della domanda.  
 
Con riguardo alle persone fisiche già prima del Correttivo Cartabia, come detto, la giurisprudenza aveva ritenuto che "ai fini del corretto esperimento del procedimento di mediazione, è necessario che le parti siano sempre presenti personalmente, assistite dai rispettivi avvocati, a tutti gli incontri programmati innanzi al mediatore"; questo "muovendo dal principio per cui sono da considerarsi illegittime tutte quelle condotte contrarie alla ratio legis della mediazione o poste in essere dalle parti al solo scopo di eludere il dettato normativo" (cfr. da ultimo Tribunale Busto Arsizio n.866/2023 e, ex multis, Tribunale Vasto n.13072015 ivi citato). 
La giurisprudenza di merito, già prima della Riforma Cartabia e del suo Correttivo (cfr. Trib. Busto Arsizio n.866/2023)  aveva quindi specificato che "la parte che intende farsi rappresentare in mediazione da un altro soggetto deve dedurre e provare che sussiste una causa che le impedisca di essere personalmente presente. Tale ragione ostativa deve avere le caratteristiche di un impedimento OGGETTIVO (cioè tale da non consentire alla parte, che pure vorrebbe intervenire, la materiale possibilità di presenziare agli incontri), ASSOLUTO (vale a dire non superabile con uno sforzo di ordinaria lealtà e diligenza) e NON TEMPORANEO (cioè idoneo a protrarsi per un periodo di tempo superiore ai termini di durata massima della procedura di mediazione)".   
In merito all'ultimo requisito preme segnalarsi come, in presenza di un impedimento di oggettivo, assoluto ma solo temporaneo, il mediatore è, non solo legittimato a disporre un rinvio dell'incontro di mediazione, ma -aggiungerei- non può rifiutare il rinvio anche in presenza di opposizione della controparte (che avrebbe interesse a vedere dichiarata dal giudice non regolarmente svolta la mediazione, con conseguente declaratoria di improcedibilità della domanda giudiziale, revoca del decreto ingiuntivo o formazione di argomenti di prova ex art.116 2° comma c.p.c.).
In tale ottica deve quindi intendersi l'ultimo requisito individuato dalla giurisprudenza, perchè, ove l'impedimento (oggettivo ed assoluto) si protragga, oltre il termine di durata della mediazione, nessuna conseguenza negativa ne potrebbe discendere per la parte impedita.  Da ultimo, visto quanto stabilito attualmente ai fini della proroga del termine di conclusione della mediazione, la previsione continua ad assumere rilevanza nei casi in cui la controparte non abbia concesso la proroga pur in presenza di un impedimento oggettivo, assoluto e non temporaneo e nel caso in cui la proroga non possa essere ulteriormente concessa (come nel caso della mediazione delegata).
Il principio è stato confermato anche di recente dal Tribunale di Patti (sentenza n.707/2024), che ha ribadito che "ai procedimenti di mediazione le parti devono partecipare personalmente, salvo gravi, eccezionali e documentati motivi. In tali casi -ha aggiunto- si deve trattare di motivi ECCEZIONALI, GRAVI e che NON siano TRANSITORI (in tal caso verrà infatti richiesto un differimento dell'incontro di mediazione, al fine di far intervenire la parte personalmente)".  
 
Se  con riguardo ai caratteri dell'impedimento la formula utilizzata dal Tribunale di Patti richiama nella sostanza quella utilizzata dal Tribunale di Busto Arsizio, si rileva come il Tribunale siciliano, oltre a confermare quanto detto circa la necessità del rinvio dell'incontro sino al momento della cessazione dell'impedimento, individua un'ulteriore necessità: ovvero che l'impedimento sia "documentato".
Il punto merita attenzione.
Si potrebbe infatti essere indotti a pensare che la parte impedita sia tenuta a documentare al mediatore (e alla controparte) le ragioni del suo impedimento e che, in difetto, il mediatore non possa concedere alcun rinvio e non possa esimersi dallo stendere un verbale negativo (dando atto dell'assenza della parte).
Una simile conclusione sarebbe del tutto contraria al principio di cui all'art.1 lett. b D.Lgs. n.28/2010 secondo cui il mediatore è persona "priva del potere di rendere giudizi o decisioni vincolanti per i destinatari del servizio medesimo". 
Il principio affermato quindi dal Tribunale di Patti non è, nè può essere, quello secondo cui il mediatore deve pretendere la documentazione dell'impedimento personale dedotto, bensì che detta prova dovrà essere fornita al giudice nel successivo giudizio;  questo anche nel caso in cui in mediazione non sia stata sollevata alcuna contestazione o eccezione dalla controparte.
Il principio è stato affermato anche dal Tribunale di Firenze (sentenza n. 316/2024), quando, ricordando come secondo la nuova normativa la parte possa legittimamente delegare un terzo "solo in presenza di un giustificato motivo", ha rimarcato l'onere per la stessa di provare l'impedimento e la sua natura (oggettiva, assoluta e non transitoria): prova che non può che essere fornita al giudice, specialmente in presenza di espressa eccezione formulata processualmente dalla controparte. 
Nel caso di specie, in cui "il mediatore [aveva] accertato che il delegato [era] munito di delega e non [erano]state sollevate eccezioni in ordine alla validità della procura ed alla sussistenza dei poteri rappresentativi", la parte istante/attrice, invece, nel successivo giudizio "non ha ritenuto di fornire alcun chiarimento in ordine alle motivazioni che hanno indotto il richiedente a delegare la partecipazione alla mediazione ad un soggetto terzo, nè ha prodotto in giudizio la procura conferita" (che avrebbe consentito al giudice di valutare quali poteri avesse effettivamente il procuratore e se lo stesso fosse a conoscenza dei fatti). Secondo il Tribunale fiorentino, "il giudice dovrà quindi valutare le ragioni che hanno indotto a rilasciare la procura e, qualora nè l'interessato le chiarisca, nè risultino dagli atti, ritenerle insussistenti essendo onere della parte rappresentata dimostrare l'esistenza dei giustificati motivi, perlomeno in presenza di una espressa eccezione formulata dalla controparte" (nel caso di specie sollevata nel relativo conseguente giudizio): come detto, questo anche nel caso in cui nessuna contestazione/eccezione sia stata sollevata in mediazione, stante la diversa natura della procedura di mediazione e la natura strettamente processuale delle eccezioni. 
 
Il ricorso ad un sostituto deve quindi reputarsi l'extrema ratio. Oltre alle già ricordate ragioni connesse alla funzione della procedura di mediazione, deve infatti ricordarsi come l'attuale normativa consenta sia la partecipazione personale anche da remoto con sistemi audiovisivi e telematicamente (così rendendo non giustificabili le difficoltà di raggiungere fisicamente la sede degli incontri), sia che gli incontri possano svolgersi anche tramite sessioni separate (così da scongiurare quei contatti tra le parti che queste potrebbero non gradire e che, in assenza di una simile possibilità, potrebbero indurle a non presenziare personalmente).
Sul punto il Tribunale di Firenze, ricordando come "con la recente riforma, l'art.8bis D.Lgs. n.28/2010 ha previsto, in un'ottica di semplificazione, la facoltà di presenziare da remoto con strumenti di collegamento facilmente reperibili, mentre le difficoltà legate alla distanza fisica dipendono dalla scelta processuale della parte di non adire il foro più prossimo del consumatore", ha ritenuto ingiustificata la delega ad un rappresentante della parte; delega che era stata motivata con la "assenza di mezzi idonei per collegarsi", dalla "distanza della dimora" e da "motivi di salute e motivi lavorativi".  Nell'occasione  il giudice è arrivato alla citata conclusione reputando tali motivazioni generiche, non circostanziate e non supportate da alcuna documentazione (sentenza 29.08.2024 n.3281).
Merita attenzione infine il caso di specie, trattandosi di una controversia avente ad oggetto la nullità di un contratto di finanziamento per l'acquisto di un elettrodomestico con la concessione di credito tramite carta revolving, nella quale la parte aveva delegato per tutti gli incontri il legale rappresentante dell'associazione consumatori cui il ricorrente si era rivolto.
Nella citata pronuncia, la III Sezione Civile del Tribunale di Firenze, ha ritenuto ingiustificata la delega e non correttamente espletata la procedura di mediazione per le ragioni sopra esposte, seppure non possa trascurarsi l'osservazione che "la ricorrente non si era presentata personalmente in nessuno dei due incontri fissati senza fornirne giustificato motivo", comparendo in sua vece altro soggetto "delegato dai ricorrenti consumatori negli altri numerosi giudizi seriali".   L'osservazione, pur non essendo qui posta a fondamento della pronuncia, induce a ritenere come per il giudicante possa non essere del tutto scevra di conseguenze la scelta del delegato. 
Conferma di ciò la si rinviene nella pronuncia di un altro giudice della medesima Sezione III Civile del Tribunale di Firenze, che, con riguardo ad analoga controversia, rimarcando "con riferimento al caso di specie, che risultano pendenti dinanzi al [detto] Tribunale  plurime azioni giudiziarie promosse dal medesimo procuratore con l'assistenza della stessa associazione di consumatori, il cui legale rappresentante ... risulta delegato in ogni singolo procedimento di mediazione, tutti conclusi con esito negativo", conclude che "l'espletamento di un tentativo di mediazione con tali modalità non può ritenersi effettivo ... perchè non consente di valutare -alla presenza del consumatore- le peculiarità di ogni singola controversia, le ragioni sottese alla domanda e non consente di sondare a pieno tutte le possibilità di definizione della lite" (sentenza n.316 del 30.01.2024).
Per completezza si rileva come un altro giudice della medesima Sezione III Civile del Tribunale di Firenze, in altro analogo caso, rimarcando come "all'introduzione dei giustificati motivi non corrisponde una nozione legislativa che li definisca, non essendo tra l'altro possibile, a parere di questo Giudice, tipizzare le ragioni che rendono necessaria la nomina di un rappresentante", contrastando le opinioni espresse dai suoi colleghi di sezione, ha ritenuto che "possono ritenersi validi i motivi giustificativi evidenziati dalla parte ricorrente la quale, con condotta ben diversa da chi decide inopinatamente di non partecipare alla mediazione, ha ritenuto di farsi rappresentare non solo dal difensore ma anche da un soggetto terzo, tra l'altro presidente di un'associazione di consumatori".
 
Quanto infine alla procura, considerata la sua funzione, la giurisprudenza ha rimarcato che "allo scopo di validamente delegare un terzo alla partecipazione alla attività di mediazione, la parte deve conferirgli tale potere mediante una procura avente lo specifico oggetto di partecipazione alla mediazione e il conferimento del potere di disporre dei diritti sostanziali che ne sono oggetto". La stessa pertanto dev'essere speciale ossia per una determinata mediazione, ... non già che il soggetto sia un procuratore speciale per tutte le mediazioni", perchè altrimenti "si verrebbe a svuotare lo spirito della legge" : come avvenuto nel caso affrontato dal Tribunale di Patti in cui il delegato era comparso "in forza di una procura generale e generalizzata a tutte le mediazioni più che in forza di una procura speciale" (sentenza n.707/2024 Tribunale Patti).  
  
Per concludere:  essendo la formula utilizzata dal legislatore volutamente generica, è compito esclusivo del giudice valutare se nel caso concreto, tenuto conto delle persone del delegante e del delegato, di tutte le ulteriori circostanze che hanno portato al conferimento della delega e del contenuto di questa, se la stessa sia giustificata e se il tentativo di conciliazione espletato in mediazione sia stato effettivamente svolto, pur in assenza di una delle parti.